Những thay đổi thường cần cập nhật
- Chuyển đơn vị công tác, thay đổi chức vụ hoặc vị trí.
- Được công nhận chức danh mới.
- Hoàn thành một bậc đào tạo, bảo vệ luận án.
- Có công trình mới, đề tài mới, giải thưởng mới.
- Thay đổi hướng nghiên cứu chính.
- Thay đổi thông tin liên hệ.
Ba loại vấn đề và cách xử lý khác nhau
Thông tin cũ nhưng không sai
Ví dụ nơi công tác đã đổi từ năm ngoái. Đây là yêu cầu cập nhật thông thường: gửi thông tin mới kèm căn cứ, ví dụ quyết định tiếp nhận hoặc trang thông tin của đơn vị mới.
Thông tin sai
Ví dụ ghi nhầm chức danh, nhầm tên đơn vị, gán nhầm một công trình của người trùng tên. Đây là đề nghị đính chính, và nên xử lý nhanh vì nó ảnh hưởng trực tiếp tới người được nhắc tới. Khi đề nghị, hãy nêu rõ chỗ sai, thông tin đúng, và căn cứ.
Trùng tên là nguyên nhân nhầm lẫn phổ biến nhất trong các cơ sở dữ liệu học thuật. Nếu bạn trùng tên với người khác cùng ngành, việc có một mã định danh nghiên cứu riêng giúp giảm hẳn tình trạng này.
Thông tin đúng nhưng bạn không muốn công khai
Ví dụ số điện thoại cá nhân, địa chỉ nhà. Đây là đề nghị gỡ bỏ hoặc hạn chế hiển thị. Thông tin cá nhân được pháp luật bảo vệ, và người được nhắc tới có quyền yêu cầu đối với dữ liệu của mình. Hãy nêu rõ mục nào bạn muốn gỡ.
Cách gửi đề nghị cho hiệu quả
- Nêu chính xác bản ghi — đường dẫn tới trang, hoặc mã bản ghi nếu có.
- Chỉ rõ từng mục cần sửa, dạng "mục A hiện ghi X, đề nghị sửa thành Y".
- Kèm căn cứ — quyết định, đường dẫn tới trang thông tin của đơn vị, mã định danh công trình.
- Nêu thông tin liên hệ để đối chiếu khi cần.
Đề nghị đầy đủ như vậy thường được xử lý nhanh hơn nhiều so với một thư chỉ nói "thông tin của tôi bị sai".
Ai có quyền đề nghị
Chính người được nhắc tới luôn có quyền đề nghị đối với thông tin của mình. Đơn vị công tác có thể đề nghị đối với thông tin của đơn vị. Người thứ ba phát hiện sai sót cũng có thể báo, nhưng việc xác minh sẽ cần đối chiếu với người liên quan hoặc với nguồn chính thức.
Về nguồn thông tin
Thông tin trong một danh bạ học thuật thường được tổng hợp từ các nguồn công khai: trang thông tin của cơ sở đào tạo, cơ sở dữ liệu công bố khoa học, thông báo chính thức. Nếu nguồn gốc đã sai, việc sửa ở danh bạ chỉ giải quyết một nửa — nên báo cả cho nguồn gốc để tránh thông tin sai lặp lại ở nhiều nơi khác.
Lưu ý: quy định và tiêu chuẩn nêu trong bài do cơ quan quản lý nhà nước hoặc từng đơn vị ban hành và có thay đổi theo thời gian. Hãy đối chiếu với văn bản hiện hành và hỏi đơn vị có thẩm quyền trước khi ra quyết định.
