Chuyển cơ quan là chuyện bình thường trong sự nghiệp nghiên cứu. Nhưng nó tạo ra một loạt việc nhỏ mà nếu bỏ qua, vài năm sau bạn sẽ thấy hồ sơ khoa học của mình rối tung: công trình bị chia thành nhiều hồ sơ, đồng nghiệp gửi thư tới địa chỉ đã đóng, cơ quan cũ vẫn được ghi nhận cho công trình mới.
Việc cần làm ngay
- Cập nhật hồ sơ định danh nhà nghiên cứu. Thêm đơn vị mới kèm mốc thời gian, giữ lại đơn vị cũ trong phần lịch sử — đừng xoá, vì các công trình cũ gắn với nơi đó.
- Đổi email liên hệ trong mọi hồ sơ công khai. Nếu có thể, hãy đặt chuyển tiếp thư từ địa chỉ cũ trong một thời gian.
- Cập nhật hồ sơ trích dẫn ở các cơ sở dữ liệu, và kiểm tra xem việc đổi đơn vị có làm hồ sơ của bạn bị tách thành hai không.
- Cập nhật hồ sơ trên danh bạ để người tìm bạn không liên hệ nhầm nơi cũ.
- Cập nhật trang cá nhân và hồ sơ mạng chuyên nghiệp nếu bạn có.
Những bài đang trong quá trình xuất bản
Đây là phần dễ vướng nhất. Vài nguyên tắc thường được áp dụng:
- Công trình thực hiện tại đơn vị cũ thường vẫn ghi đơn vị cũ, vì đó là nơi cung cấp điều kiện nghiên cứu. Nhiều người ghi cả hai đơn vị kèm chú thích về nơi hiện tại.
- Nếu bài đã nộp trước khi chuyển, hãy báo cho ban biên tập về thay đổi thông tin liên hệ, đặc biệt nếu bạn là tác giả liên hệ.
- Nếu bạn là tác giả liên hệ của các bài đã đăng, hãy nghĩ tới việc bàn giao vai trò này cho đồng tác giả còn ở lại, hoặc ít nhất bảo đảm địa chỉ liên hệ mới được cập nhật — vì trách nhiệm này kéo dài nhiều năm.
Dữ liệu và tài liệu
Trước khi rời đi, cần làm rõ với đơn vị cũ và với nhóm: dữ liệu nào bạn được mang theo, dữ liệu nào phải để lại, và ai chịu trách nhiệm lưu trữ lâu dài. Đây là chuyện nên thoả thuận bằng văn bản, vì sau này khi có yêu cầu cung cấp dữ liệu gốc cho một bài đã đăng, việc không ai giữ dữ liệu sẽ thành vấn đề nghiêm trọng.
Tương tự với các đề tài đang dở: cần làm rõ vai trò của bạn có tiếp tục hay không, và điều đó ảnh hưởng thế nào tới sản phẩm cam kết.
Với hồ sơ chức danh
Nếu bạn đang tích luỹ cho hồ sơ, hãy thu thập đầy đủ giấy tờ từ đơn vị cũ trước khi đi: xác nhận giờ giảng, quyết định giao nhiệm vụ, biên bản nghiệm thu đề tài, xác nhận hướng dẫn học viên. Xin những giấy tờ này sau khi đã chuyển đi thường khó hơn nhiều.
Một việc nên làm mỗi năm
Dù không chuyển cơ quan, mỗi năm nên dành nửa giờ rà lại: thông tin liên hệ còn đúng không, danh mục công bố có bị gán nhầm bài nào không, hồ sơ có bị tách đôi không, hướng nghiên cứu ghi trong hồ sơ có còn phản ánh đúng việc bạn đang làm không.
Nếu hồ sơ của bạn trên Danh Bạ Học Thuật đã cũ, hãy liên hệ để nhận và cập nhật — việc này miễn phí và giúp đúng người tìm thấy bạn.
Câu hỏi thường gặp
Bài viết trong thời gian ở đơn vị cũ thì ghi đơn vị nào?
Thường vẫn ghi đơn vị cũ vì đó là nơi cung cấp điều kiện nghiên cứu. Nhiều người ghi cả hai đơn vị kèm chú thích về nơi công tác hiện tại.
Đổi cơ quan có làm hồ sơ trích dẫn bị tách đôi không?
Có thể, vì một số hệ thống tự sinh mã định danh dựa trên tên và đơn vị. Nên kiểm tra và gửi yêu cầu gộp nếu phát hiện hồ sơ bị tách.
Là tác giả liên hệ của bài cũ thì xử lý thế nào khi chuyển việc?
Cập nhật địa chỉ liên hệ mới với tạp chí, hoặc bàn giao vai trò cho đồng tác giả còn ở lại, vì trách nhiệm này kéo dài nhiều năm sau khi bài đăng.
Cần lấy giấy tờ gì từ đơn vị cũ trước khi chuyển?
Xác nhận giờ giảng, quyết định giao nhiệm vụ, biên bản nghiệm thu đề tài và xác nhận hướng dẫn học viên. Xin sau khi đã chuyển đi thường khó hơn nhiều.
Dữ liệu nghiên cứu có được mang theo không?
Cần thoả thuận rõ với đơn vị cũ và với nhóm về việc mang theo gì, để lại gì, và ai chịu trách nhiệm lưu trữ lâu dài.
